新编秘书理论与实务课件第三单元 项目一PPT内容

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1、第三单元第三单元 会议会议组织服务篇组织服务篇 项目一项目一 认识认识会议会议010203了解会议的含义了解会议的含义、要素要素、分类及功用、分类及功用熟悉会议策划工作流程熟悉会议策划工作流程撰写会议方案撰写会议方案目录目录01了解会议的含义、了解会议的含义、要素、分类及功用要素、分类及功用任务任务 会议是指有组织、有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式。会议的含义 会议基本要素:包括会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等。会议选择要素:包括会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用工具、各种消耗性材料等。会议的构成要素(1)按组织的类型可分

2、为内部会议和外部会议、正式会议和非正式会议。(2)按时间方面的规定性可分为定期和不定期两类。(3)按出席对象可分为联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等。(4)按功能性质可分为法定性会议、决策性会议、执行性会议、告知性会议、学术性会议、协同会商性会议、现实性会议等。(5)按议题性质可分为专业性会议、专题性会议、综合性会议等。(6)按规模大小可分为特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议等。(7)按会议采用的方式手段可分为常规会议、广播会议、电话会议、电视会议、网络会议等。(8)按与会者的国籍及议题的范围可分为国内会议和国际会议等。会议的分类会议的功用(1)发扬民主,集体决

3、策。(2)组织协调,推动工作。(3)交流情况,沟通信息。(4)宣传教育,提高认识。02熟悉会议策划工作流程熟悉会议策划工作流程任务任务一、会议策划立项一、会议策划立项 1.明确“5W”+“H”Who“谁”要来参加会议;What“什么主题”“什么类型”的会议;When“在什么时间”开“多少天”的会议;Where在“什么地方”召开会议;Why“为什么”要开这个会议;How“怎样”去筹备召开这个会议。一、会议策划立项一、会议策划立项 2.明确会议目标 (1)目标内容明确、不含糊。(2)目标内容切实可行,不好高骛远。(3)有实现目标的具体责任人。二、立项后的可行性研究二、立项后的可行性研究 1.调研分

4、析的内容:(1)研究会议的环境和目标公众的适应性。(2)研究财力适应性、效益的可行性、物质水平适应性和应急能力的适应性。2.收集相关信息:(1)与会议有关的政策、法规、规章制度,这能使会议有章可循、有法可依,使召开的会议更规范、更权威、更严谨。(2)组织内、外相关的信息和资料,这便于会议策划时能尽量利用这些相关资源,使会议取得最大的效益。(3)组织内、外各相关方面的参谋建议,这有利于发扬民主、集思广益二、立项后的可行性研究二、立项后的可行性研究 3.分析整理信息:(1)分析列出可利用的资源和有利的条件,找出优势。(2)分析欠缺的条件和不足之处,看清劣势,评估风险系数。(3)预测可能出现的一些情

5、况,提出对策和解决的办法。4.参考调研资料,策划会议方案:(1)制订方案的依据。(2)要达到的会议目标。(3)现有的主、客观条件。(4)实现目标的途径、方法。(5)可能出现的问题及解决方法。三、策划方案的论证三、策划方案的论证 在进行最优方案的选择时主要进行三方面的比较:(1)方案全局性的比较。(2)方案可行性的比较。(3)方案效益性的比较。四、策划方案的实施与反馈四、策划方案的实施与反馈 1.在策划的基础上编制具体的实施计划 2.定时追踪,根据反馈情况修正或调整策划方案:(1)修正方案,是指根据信息反馈中的负反馈,对原方案中不科学、不合理的地方予以修正。这属于较大的改动。(2)局部调整,是指根据信息反馈的情况,对原方案的局部内容做出调整,如时间先后长短的调整、资源多少的调整等。这属于较小的改动。03撰写会议方案撰写会议方案任务任务会议策划方案写作程序会议策划方案写作程序:首先应根据要求收集信息,然后分析材料写出提纲,再征集多方意见写成初稿,最后收集反馈写出定稿。会议策划方案的写作内容会议策划方案的写作内容:会议的名称;会议的主题与议题;会议的时间、会期;会议地点、场地要求、所需的设备和工具;与会代表的组成;会议经费预算及筹措;会议宣传机构和宣传模式;会议文件资料及印制;会议餐饮及接待安排;会议筹备机构与人员分工(大型会议)。

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